<p>Die Software PROMAN Besprechungsbericht wurde zur Unterstützung der Abwicklung
und Protokollierung von Baubesprechungen und Bauverhandlungen entwickelt. Die Inhalte der Besprechungen
werden strukturiert erfasst und mit ergänzenden Informationen versehen. Neben
der Erstellung und Aussendung der Besprechungsprotokolle bietet das Programm
die Möglichkeit, alle einmal erfassten Informationen in beliebigen Richtungen
auszuwerten und abzurufen. </p>
<p>Projektmanagement: Wissensmanagement, Dokumentmanagement</p>
<p>Die aktuelle Version kann nicht nur bei der Abwicklung von Bauvorhaben, sondern
für jede Projektmanagementaufgabe eingesetzt werden und bindet wahlweise die
Informationen aus anderen Datenbanken, z. B. Terminplänen, Leistungsverzeichnissen
oder Planlisten in die Zuordnung und Auswertung ein. Ein Schwerpunkt der Software
ist die Unterstützung der Kommunikation zwischen den Projektpartnern. Die strukturierten
Inhalte können mit den anderen am Projekt Beteiligten als Datei ausgetauscht
werden, so dass jeder Partner die Möglichkeit des Zugriffs auf gesammelte Informationen
aus den Protokollen aller anderen Partner erhält.</p>
<p> </p>
<p>Der PROMAN Besprechungsbericht:</p>
<blockquote>
<p> Klarer Überblick über die in den Besprechungen (bzw. Baubesprechungen) vereinbarten Aufgaben
(Besprechungsprotokoll)<br>
Einfache Datenerfassung und Auswertung, übersichtliche Ausdrucke <br>
Gezielte Informationssuche, gemeinsame Datennutzung </p>
<p> </p>
<p>Braintool <br>
<br>
Professionelle Berichte schreiben <br>
Alle Informationen wiederfinden <br>
Einmal erfasste Inhalte weiterverwenden</p>
<p> </p>
<p> Übersichtliche Strukturen: Projektliste <br>
</p>
<p> Elektronische Dokumente landen immer auf irgendeinem Zweig einer Dateistruktur.
In den Dokumenten enthaltene Informationen findet man nur wieder, wenn man
weiß, wo sie abgelegt wurden – von einer systematischen Auswertung
gar nicht zu sprechen. Da das Suchen von Informationen in weitläufigen
Dateistrukturen sehr aufwändig ist, wird meist darauf verzichtet. Die
beim Erstellen der Dokumente aufgewendete Mühe ist verloren. </p>
<p>Nicht so beim PROMAN Besprechungsbericht! </p>
<p>Der Anwender wird bei der Datenerfassung so geführt, dass der Bericht
eine übersichtliche Struktur erhält. Häufig wiederkehrende
Schlüsselbegriffe wie z. B. Gewerks-, Firmen-, Personen- und Ortsnamen
werden mittels Mausklick aus einem Stammdatenregister geholt. Die dadurch
erreichte Einheitlichkeit der Begriffe garantiert 100 %ige Auswertungsergebnisse.
Die Formatierung der Berichte erfolgt nicht, wie bei Schreibprogrammen, im
Zuge der Datenerfassung, sondern durch Programmeinstellungen. Eine firmen-
oder projektspezifische Aufmachung (Corporate Identity) wird nicht durch Formatierungsvorschriften
sichergestellt, sondern durch entsprechende Programmeinstellungen</p>
<p> </p>
<p> Rascher Einblick: Einsicht in eine Datenbank <br>
<br>
Die Verwaltung der Daten ist denkbar einfach: Sie müssen sich keine Datei-
und Ordnernamen merken um die Dokumente wiederzufinden. Es gibt nur eine einzige
Datenbank, in der Sie nicht nur die Dokumente, sondern auch die darin enthaltenen
Informationen finden. </p>
<p>PROMAN Besprechungsbericht hilft Kosten sparen, da das Suchen von Informationen,
für das üblicherweise 30 bis 70 % der Zeit aufgewendet wird, erheblich
reduziert wird. </p>
<p>Als Antwort auf Suchfragen gibt der PROMAN Besprechungsbericht komplette
Informationspunkte (Aussagen) samt Quellenangabe zurück (und nicht nur
markierte Textstellen, wie bei anderen Programmen). </p>
<p>Durch entsprechende Auswertungen können Inhalte aus vorhandenen Dokumenten
zu neuen Dokumenten mit einer bestimmten Aussage kombiniert werden. </p>
<p>Neueinsteiger in ein Projekt und Urlaubsvertretungen finden sich sogleich
in den Unterlagen zurecht. Sie können durch geeignete Fragestellungen
an das System die Vorgeschichte von Geschäftsfällen recherchieren.
Die Forderung der ISO-Qualitätsnormen, dass sich jeder Beteiligte in
den Unterlagen zurechtfinden können muss, werden durch den PROMAN Besprechungsbericht
voll erfüllt. </p>
<p>Der in Besprechungen oft angewandte Trick, Behauptungen aufzustellen und
darauf zu vertrauen, dass die Anderen im Augenblick nicht das Gegenteil beweisen
können und sich nicht die Mühe machen, in den Unterlagen nachzusehen,
greift nicht mehr. Mit dem PROMAN Besprechungsbericht auf dem Laptop können
Sie solche Behauptungen augenblicklich verifizieren.</p>
<p> </p>
<p> Basisinformationen: Arbeiten mit einer Datenbank <br>
<br>
Nach Projektabschluss kommt es häufig zu Rechtsstreitigkeiten. Oft sind
die Personen, die sich in den Unterlagen auskennen, um geeignet zu argumentieren,
nicht mehr greifbar. </p>
<p>Mit dem PROMAN Besprechungsbericht können auch unbeteiligte Personen
ohne langwieriges "Nachwassern" in den Unterlagen, nur durch entsprechende
Auswertungen, Dokumentationen zur Untermauerung eines Rechtsstandpunktes erstellen.
Mit dem PROMAN Besprechungsbericht steigen Sie in das Wissensmanagement ein,
wenn Sie Informationen, die über das konkrete Projekt hinaus Bedeutung
haben, mit entsprechenden Etiketten versehen und die so etikettierten Informationen
in eine Wissensbasis integrieren. </p>
<p>Die erzeugten Dokumente können entweder in den Formaten PDF, HTML, RTF,
XLS ausgegeben oder als Datenbank exportiert und bei anderen PROMAN Anwendern
importiert werden. Entsprechende Programmfeatures unterstützen Sie bei
der Übermittlung elektronischer Nachrichten.</p>
<p> </p>
<p>Professionelle Besprechungsberichte erstellen <br>
<br>
Mit dem PROMAN Besprechungsbericht erstellen Sie übersichtlich strukturierte
Besprechungsberichte im professionellen Druck-Layout.</p>
<p> </p>
<p>Aber nicht nur Besprechungsberichte, sondern auch andere Dokumente, mit dem
Charakter einer Auflistung wie z.B. </p>
<p>- Aktenvermerke <br>
- Begehungsprotokolle, Zustandsprotokolle, Sicherheitsprotokolle etc. - Aufgabenlisten,
Terminlisten, Mängellisten etc. </p>
<p>Nicht erledigte Aufgaben werden automatisch in den folgenden Bericht übernommen.
(Endlosprotokollierung) und nach Erledigung archiviert.</p>
<p> </p>
<p> Informationen wiederfinden und weiter verarbeiten <br>
<br>
Jeder Informationspunkt (jede Aussage) erhält bei seiner Erfassung automatisch
eine Identifikationsnummer, unter der er in der Datenbank abgelegt wird. Dadurch
kann jeder Informationspunkt direkt angesprochen und mittels der im Programm
integrierten Filterwerkzeuge gefunden und ausgewertet werden.</p>
<p> </p>
<p> Informationen gezielt und rationell verteilen <br>
<br>
Mit den integrierten Filterwerkzeugen können Dokumente erstellt werden,
die genau auf den Informationsbedarf der jeweiligen Empfänger zugeschnitten
sind. Der Zugriff auf Adressen in MS-Outlook wird untersützt. Der E-Mail
Versand von Dokumente ist weitgehend automatisiert.</p>
<p> <br>
Informationen strukturiert austauschen <br>
<br>
PROMAN Anwender tauschen Datenbankinhalte untereinander aus, sodass jedem
Projektpartner die benötigten Informationen in auswertbarer Form zur
Verfügung stehen.</p>
<p> </p>
<p>Aufgaben und Termine steuern <br>
<br>
Durch entsprechende Auswertungen werden nicht erledigte Aufgaben / Termine
aus den gespeicherten Berichten eines oder mehrerer Projekte firmen- oder
personenbezogen ausgelistet. So erhält man zu jedem Zeitpunkt ein umfassendes
Bild über die anstehenden Aufgaben mit den dafür Zuständigen.</p>
</blockquote>